ワークフローで電子申請|J&Cカンパニーのつながるワークス グループウエア
つながるワークス 生産性向上
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 ワークフロー
つながるワークス  ワークフロー

ワークフローで電子申請 つながるワークスのご紹介


つながる ワークフローの特徴

つながるワークス, ワークフロー

フリーフォーム作成

標準テンプレートの他、お客様で簡単に入力フォームを作成できます。

つながるワークス,ワークフロー

承認ルート作成

文書毎、ID(利用者)毎に、承認ルート設定、及び承認者設定を行います。

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電子承認機能

引継申請、引用申請、引上承認、否認、差し戻しを行います。不在者の後閲(代理)やコメント付記も出来ます。

つながるワークス, ワークフロー

検索・閲覧機能

未承認、承認済みの確認や、文書タイプ、申請者、承認者、申請・承認期間指定など、条件検索が可能。

つながるワークス DXツール

滞留防止機能

未承認確認からの督促メール発信や、滞留アラームの表記など、滞留防止機能がありますので気づきがあります。

つながるワークス DXツール

外部システム連携

文書毎に、CSV形式でデータ出力。スケジュールに合わせ、指定アドレスにファイル転送が可能です。

つながるワークスワークフローは、利用者数社員数数名~数千人規模まで、製造業、サービス業、大学、公団体など多業種多業務で幅広い実績があります。柔軟性と操作性が高く、組織変更や人事異動時の運用機能も用意しています。

つながる ワークフローの機能一覧

つながるワークス DXツール
つながるワークス DXツール

主な機能一覧

申請書式雛形のご提供

出張申請や旅費交通費精算書、住所変更など、予め用意されたひな形サンプルを選択するだけで利用開始できます。

申請ルートの事前登録

申請時の承認ルートを設定することができます。

申請作成時の電子承認ルート自動設定

申請書とルートを紐づけて設定可能。申請書作成時は書式名を選択するだけで、雛形、ルートが呼び出されます。

申請書式の雛形の作成

書式の項目パーツをドラッグ&ドロップして、レイアウトを決めたり、属性や連携項目を設定することができます。

申請書フォームのEXCEL一括アップロード

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普段使い慣れているEXCEL申請書を活用することができます。ワークフローシステム未導入ですが、ITリテラシーの高いお客様の場合は、EXCELなどを工夫してフォームの統一化や共有サーバーに申請フォームを一元化されていることも多く、このようなお客様にとっては、従来の様式イメージを壊すことなくスムースな導入移行が可能になります。

申請書のCSV一括ダウンロード

選択した申請書を一括してCSVファイルにダウンロード可能。

申請番号の採番・連番設定

申請書毎の自動採番設定ができます。

申請書ルートの変更

承認者が承認するかどうかに迷った時に、承認ルート以外の任意のユーザーに対して承認ルートを随時変更する事ができます。

条件付きルート申請

予め金額上限値などで、決裁者、所属を自動判定することが可能。

承認時の電子認証

電子印鑑だけでなく、承認者ID、パスワード、端末認証を取り入れることも可能。なりすまし承認の防止。

申請書の代理作成

予め代理設定をすれば、申請者の代わりに申請書を作成することも可能。

申請受取時の通知メール

承認依頼を受けた際には、承認者にメール及びローカルメール、及びポップアップが送信されます。またダッシュボート表示でも確認できます。

申請完了時の通知メール

電子承認完了の際には、申請者にメール及びローカルメール、及びポップアップが完了として送信されます。またダッシュボート表示でも確認できます。

申請中の申請内容編集

基本的には差し戻し時のみ編集可能ですが、予め設定することによって申請中でも編集可能にできます。

スマートフォン版対応

PC、Webと同じく、スマホ対応としてフル機能が利用できます。

申請下書き

申請書を下書きして、後日等に読み込んで仕上げてから申請することができます。実際にはこの機能はよく利用されます。

申請状況確認

申請状況一覧で現在の承認状況を一目で確認できます。これによって、自分が起案者の場合には、上長に早く決裁してもらいたいなど督促をします。また自分が決裁者の場合であれば当日以降どんな決議事項が回ってくるのか予測も可能になります。

一括承認

毎月払いなど内容が理解できるものについて一括でまとめて承認作業をすることができます。本来はお勧めしたくない機能ですが、この機能はよく利用されています。

つながる ワークフローの活用事例

つながるワークス DXツール
つながるワークス DXツール

現在各社から様々な機能を保有しているワークフローシステムが販売されています。一体どれを選べば良いのか不明だという企業が多いでしょう。初めて導入する企業が多いと思いますが、乗換を検討している企業も最近では増えてきました。なぜなら第二、第三世代の技術やクラウドを中心として気軽に導入できるシステムが増えてきているからです。ただ、いったん利用を開始するとなかなか乗換は難しくなります。社員の50%、販売系業種によっては100%利用するツールだからです。ここでは「導入前のワークフローの正しい選び方」と題して、失敗しない選び方を紹介しながら当社の特徴もPRさせて頂きました。是非参考にしてください。

導入前のワークフローシステム 電子承認システム検討のポイント

何を目的に導入するのか

出張申請や旅費交通費精算書、住所変更など、従来の紙ベースでの押印決裁をやめて、電子決裁にしたい。それによって意思決定の迅速化、会社のプロセスの可視化が行える。などなど、目的を決めましょう。

企業の経営状況

企業規模、年商、業種、支社支店の数、従業員数、組織、海外事業、様々な観点から分析して、一度にアクセスする人数、使える機能、使わない機能などを検討します。簡単にお伝えするのであれば、従業員が10名で決済することも無く社長のワンマン経営、事務所も1か所で遠隔地には存在しないという企業にはワークフローシステムは必要ないと考えます。しかしながらテレワークが推進されて、社長の考えも変わり、在宅勤務が主流となれば、クラウド型のワークフローシステムを導入されると効果が発揮できるでしょう。つながるワークス ワークフローであれば10人から数千人規模で幅広く利用できるようになっています。

企業の決裁規則

経営状況と共に重要な事は、ワークフローシステム導入前に、そもそも決裁規則の有無し、あっても実態は異なるケースも想定する必要があります。決裁規則には会社の意思決定プロセスについてルールが定められていることが一般的です。そして組織、役職、職務分掌などによって、どのような内容の稟議は誰が最終決済するのかということも明記されています。多くの製造業ではこのようなことが明確にされているケースが多いですが、業種や企業規模によっては、ルールが不明瞭なまま、またはルールはいつも変わる、など様々です。J&Cでは、ワークフローシステム導入と共に、コンサルティングを行い、決裁規則の整備や運用改善などもご提案しています。理由は明確です。このような上流工程を決めずに導入しても、使えないからです。

製造業での事例

J&Cのワークフローシステムは大手の製造業でご利用されている実績がございます。事例として、材料の購入申請、新製品企画申請、下請けメーカー選定申請、など100種類を超える申請書を電子決裁(決済)化することに成功しました。申請ルートも多岐に渡ります、並行決裁、金額や役職で分岐などルートも100種類を超えています。導入準備で約3か月を要しましたが、導入前では、俗に言う持ち回り決裁という名で呼ばれている、担当者が承認者や決裁者の席まで歩いて稟議をもらっていく承認行為がありましたが、現在ではそのような光景はありません。工場内の敷地内も広く、一つの決済に1か月かかることもあったようですが、ワークフローシステムの導入によりプロセスの可視化が実現しました。業務改善が図れた典型的な事例だと言えます。

申請書サンプルご提供

J&Cのワークフローシステムは様々な業種のお客様の実績から、申請書の作成実績経験が豊富です。そのような作業を実施していますので、企業内である程度の共通した申請書を無料でご提供することが可能です。出張前申請、出張後報告、出張旅費精算、住所変更、出生届、など総務様でかんりしている届出申請系などもご用意可能な範囲でご提供いたします。そのままご利用されると、あとはルート設定のみで1週間後にはご利用可能となります。このような実績が多く、様々な運用を経験しているメーカーを選定しましょう。

モバイル対応

J&Cのワークフローシステムも他社様のシステムも当たり前ですが、モバイル対応しております。ではどこが違うのかというポイントになりますが、一番には操作性でしょう。J&Cのつながるワークスではパソコン版と同じ機能が利用可能です。またAndroid各種メーカー、iphone、タブレット端末などmobile端末メーカーを選びません。

価格帯

J&Cのワークフローシステムは月額330円からとなっています。現在宣伝されているシステムでは月額100円から1000円ぐらいの価格帯があるようですが、いったい何が違うのでしょうか。もちろんワークフロー機能は違います。お客様ご自身で申請書が作れる機能一つを挙げても自由書式作成可能と宣伝されていても、実際には1パターンの申請書式つか作れない場合もあります。ルート編集も、通常の担当者から承認者及び決裁者までの流れはつくれますが、並行決裁(合議)、決裁承認以降の閲覧権限設定ができないようなケースもあります。J&Cつながるワークス ワークフローであれば無料お試し試用期間がありますので、一度じっくりお試しされてから採用の可否をご判断いただけます。

カスタマイズ

J&Cのワークフローシステムはカスタマイズ可能となっています。カスタマイズとはお客様のご要望に応じてシステムを改造することです。現在販売されているシステムはカスタマイズは不可となっているケースが多いです。またはカスタマイズ可能と言いながら、契約後にやっぱりできません、というケースも聞きます。J&Cのつながるワークスシリーズは、パッケージ機能とカスタマイズする部分を別の部品として管理できるようにもともと設計されています。従ってお客様側で発生したカスタマイズは別管理としてアドオン管理いたします。カスタマイズを実施したからと言って、他のプログラムに影響がでるようなことはありません。お客様のきめ細かいニーズに対応致します。

サポート

J&Cのサポート可能なメニューとしては、導入前のコンサルティング実施、操作教育以降の再教育、利活用のモニタリングなど実施可能です。またクラウドサービスとしてのご提供となりますので、障害発生時にはリモートで迅速なトラブル対応を実施しております。

つながるワークス ワークフロー 主な動作環境

OS他 PC(Windows・Mac OS)、モバイル
対応ブラウザ ・Microsoft Internet Explorer ・Microsoft Edge ・Mozilla Firefox ・Google Chrome ・Safari
モバイル ・iPhone ・iPad ・Android ネイティブアプリではありません。
本人認証 本製品はSaas型クラウドサービスを基本としております。従って様々な個人認証方式でセキュリティを担保可能
言語 メニューは多言語対応、日本語、英語、中国語

ワークフロー料金価格

つながるワークス DXツール
つながるワークス DXツール

WF電子決済

つながるWF
月額使用料:330円/ID
導入コンサルティング価格:55,000円~
導入設定/導入研修価格:165,000円~
保守サポート価格:無償
販売価格は、J&Cへお問合せ下さい。
機能詳細
つながるワークスグループウエア基本機能をベースに新規申請、承認/否認/閲覧、一括承認、様式作成、ルート作成、権限設定、各種条件設定、EXCELフォーム取込、電子印鑑、認証設定、組織異動、人事異動、代理承認、etc

上記サービスはクラウドでのご提供となります。
※最低契約月数は1か月からとなります。

お客様独自ドメインの場合は別途諸経費が発生します。
無料お試し希望の場合はお問合せ下さい。
「つながるワークス」は株式会社J&Cカンパニーの商標登録です。

つながるワークス製品一覧

上記のようにつながるワークスクラウドシステムは、様々なオプションを開発販売しております。そしてそれぞれが連携する仕様となっていますので、利用すれば将来の拡張性も高く、デジタル情報の世界に柔軟に対応できる製品となっています。無料トライアルで一度試していただければ、その価値がご理解いただけると思います。またクラウドサービスとして現在はたくさんの他社様の製品が流行しております。そのような製品とも連携がしたい、などのご要望にも対応できるようにカスタマイズ可能です。世の中には安価で便利な革新的な製品がたくさんありますから、1社で独占するような時代ではなく、良い製品をお客様が選択して利用していく時代だと考えておりますので、比較検討して頂き、J&Cにも機会を頂ければ幸いです。

よくあるご質問

ワークフロー ワークフローシステムとは何ができるのでしょうか。

EXCELの申請書はそのまま利用できますか。

添付 書類は回議できるのでしょうか。

電子帳簿保存法については対応可能でしょうか。

承認フロー設定は簡単に作成できますか。

承認者のコメント機能はありますか。

ペーパーレス化に効果が発揮できますか。

他システムとの連携は可能ですか。

年度切替、組織改編への対応はスムースですか。

操作がわからない場合はヘルプ機能とかありますか。

導入実績はどんな業種で利用されていますか。

つながるワークスとは何でしょうか?

ワークフローは携帯電話やスマホ対応など利用可能ですか。

利用者別に利用できる機能を制限できますか。
メール受信容量を個人単位で管理者で変更することはできますか。
メール機能について教えてください。
メールの振り分け設定はできますか。
オプションについては、グループウェアと同じID数で契約が必要でしょうか。
オプションのみで契約することは可能ですか。

最低契約期間はどれぐらいですか

ワークフローの無料トライアルはありますか

操作は日本語ですか(メニューなど)?
補助金など利用できますか。
100名の会社でワークフロー費用コストはどのくらいかかりますか。

将来他社の ワークフローシステムに乗り換えることはできますか。

問い合わせはどこにすればよいですか?

全国販売店一覧

下記販売店に連絡が取りにくい場合には当社J&Cカンパニーまでご一報ください。
※2022年8月30日時点 順不同

北海道地区

現在つながるワークス グループエア販売代理店はありません。株式会社J&Cからサポートいたします。

東北地区

現在つながるワークス グループエア販売代理店はありません。株式会社J&Cからサポートいたします。

東京甲信越地区

  • 株式会社リーズン&フィーリングス 〒273-0021 千葉県船橋市海神3-14-8
    http://reason-feeling.com
  • 株式会社One Terrace 東京本社 〒101-0032 東京都千代田区岩本町1-9-2 BizSQUARE 神田3F
    http://oneterrace.jp/
  • リベルタ合同会社 〒230-0001 横浜市鶴見区矢向6-7-11 3F TEL: 080-4380-1105 E-mail: g-yoshikawa@86-one.com
    https://www.86-one.com/

中部地区

  • 木野瀬印刷株式会社 〒486-0958 愛知県春日井市西本町三丁目235番地
    https://kinose.co.jp/

北陸地区

現在つながるワークス グループエア販売代理店はありません。株式会社J&Cからサポートいたします。

関西地区

現在つながるワークス グループエア販売代理店はありません。株式会社J&Cからサポートいたします。

中国地区

現在つながるワークス グループエア販売代理店はありません。株式会社J&Cからサポートいたします。

四国地区

九州地区

  • 有限会社メビウスソリューションズ 〒812-0016 福岡県福岡市博多区博多駅南3丁目2-10-401
    https://mebius-mall.com

沖縄地区

現在つながるワークス グループエア販売代理店はありません。株式会社J&Cからサポートいたします。

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